ktg-plugin-marketplace/plugins/okr/skills/okr-offentlig-sektor/references/meeting-guides.md

OKR Møte-guider

1. OKR Planleggingsworkshop

Formål: Lage OKR for ny 4-måneders syklus Varighet: 2-3 timer Deltakere: Team + manager/lead Format: Hybrid (Teams + fysisk)

Agenda

00:00 - 00:10 | Velkommen og kontekst

• Gjennomgå overordnede strategimål for organisasjonen
• Forklar 4-måneders syklus (start/slutt dato)
• Review av forrige syklus' resultater (kort!)

00:10 - 00:40 | Brainstorm Objectives

• Individuelt: Hver person foreslår 1-3 områder for forbedring
• Gruppe: Samle forslag på whiteboard/Mural
• Diskuter: Hvilke er viktigst? Hvilke støtter overordnet strategi?
• Beslutt: Velg 2-3 Objectives

00:40 - 01:20 | Draft Key Results

• For hver Objective: Brainstorm mulige Key Results
• Spør: "Hvordan måler vi suksess?" og "Hva er ambisiøst men realistisk?"
• Sett baseline og target for hver KR
• Sørg for 2-5 KR per Objective

01:20 - 01:40 | Alignment-sjekk

• Vis hver OKR: Hvordan støtter den organisasjonens mål?
• Krysssjekk med andre teams (hvis mulig): Noen avhengigheter/konflikter?
• Juster ved behov

01:40 - 02:00 | Finalisering

• Assign eiere for hvert KR
• Kvalitetssjekk: Er OKR tydelige, målbare, ambisiøse?
• Enighet om neste steg: Når legges OKR i Oboard? Når kommuniseres de?

Fasilitatortips

• Bruk timer for å holde tempoet
• Ha gjerne OKR-eksempler tilgjengelig for inspirasjon
• Oppmuntre til ambisjon: "Hva hvis vi lykkes utover det vanlige?"
• Ikke la perfekt være fiendens gode: Draft ferdig, juster underveis

---

2. Månedlig OKR Check-in

Formål: Oppdatere status, identifisere blokkere Varighet: 15-30 minutter Deltakere: Team Format: Teams eller fysisk

Agenda

00:00 - 00:05 | Oppsett

• Vis OKR på skjerm (fra Oboard eller slide)
• Kort reminder om scoring (0.0 - 1.0)

00:05 - 00:20 | Status per KR For hvert Key Result:

• Oppdater nåværende verdi: "Vi er nå på X av Y"
• Beregn status: Progress score (f.eks. 0.5 = 50%)
• Fargekoding:
  • 🟢 Grønn: On track (≥70% av forventet)
  • 🟡 Gul: At risk (50-69%)
  • 🔴 Rød: Blocked (<50%)
• Diskuter: Hvis gul/rød, hva er blokkeren? Trenger vi hjelp?

00:20 - 00:25 | Action items

• List opp konkrete tiltak for blokkerte KR
• Assign ansvar og deadlines
• Dokumenter i Oboard eller møtereferat

00:25 - 00:30 | Wrap-up

• Neste check-in dato
• Takk for oppdateringer

Fasilitatortips

• Hold det kort og fokusert (ikke gå i detaljer om utførelse)
• Feir fremgang: Hvis noe går bra, gi skryt
• Vær løsningsorientert: Ikke schuld, men "hva kan vi gjøre?"

---

3. Kvartals Review-møte (End-of-Cycle)

Formål: Vurdere OKR-resultater, score, feire suksesser Varighet: 1-1.5 timer Deltakere: Team + stakeholders/ledelse (valgfritt) Format: Hybrid

Agenda

00:00 - 00:10 | Introduksjon

• Velkommen og formål
• Oversikt over syklusens OKR (slides/Oboard)

00:10 - 00:50 | Review av hver OKR For hvert Objective:

• Vis finale scores for alle KR
• Beregn samlet Objective score (gjennomsnitt eller vektet)
• Diskusjon (5-10 min per Objective):
  • Hva gikk bra? Hvorfor?
  • Hva gikk ikke som forventet? Hvorfor?
  • Hva lærte vi?
  • Noen overraskelser?
• Feiring: Hvis KR eller Objective exceeded target, gi applaus!

00:50 - 01:05 | Samlet refleksjon

• Hvilke OKR var mest verdifulle?
• Var noen OKR feilsatt (for lett/for vanskelig/irrelevant)?
• Alignment: Bidro OKR til overordnet strategi?

01:05 - 01:20 | Neste syklus preview

• Hvilke områder bør vi fokusere på neste?
• Noen learnings å ta med videre?
• Timeline for neste planlegging

01:20 - 01:30 | Dokumentasjon og avslutning

• Sørg for at scores er logget i Oboard
• Skriv kort oppsummering for ledelse (hvis nødvendig)

Fasilitatortips

• Bruk slides for visuell fremstilling
• Vær balansert: Feir suksesser, men lær også av feil
• Ingen blame-game: Fokus på læring
• Hold tidsplan

---

4. OKR Retrospektiv

Formål: Dypdykk i prosess og kvalitet (ikke bare resultater) Varighet: 45-60 minutter Deltakere: Team Format: Workshopformat, hybrid OK

Agenda (basert på 5-stegs retro)

00:00 - 00:05 | Warm-up

• Hver person deler én suksess fra syklusen (1 setning)

00:05 - 00:20 | Brainstorm Samle input på følgende kategorier (sticky notes/Mural):

• Hva gikk bra? (fortsett å gjøre)
• Hva gikk dårlig? (slutt å gjøre)
• Overraskelser? (uventede ting)
• Ideer for neste gang? (nye tiltak)

00:20 - 00:30 | Gruppering

• Cluster lignende temaer
• Stem på de 3 viktigste temaene å diskutere

00:30 - 00:50 | Diskusjon av topp-temaer For hvert tema:

• Hva var root cause?
• Hva kan vi gjøre annerledes?
• Lærdom?

00:50 - 01:00 | Action items

• List konkrete tiltak for neste syklus
• Assign eier og deadline
• Dokumenter i Oboard eller Confluence

Eksempler på retrospektiv-spørsmål

Om OKR-kvalitet:

• Var våre Objectives tydelige nok?
• Var Key Results riktig ambisjonsnivå?
• Manglet vi noen kritiske KR?

Om prosess:

• Gjorde vi check-ins hyppig nok?
• Hadde vi riktige data tilgjengelig for tracking?
• Fikk vi nok støtte fra ledelse/andre team?

Om alignment:

• Bidro våre OKR til overordnet strategi?
• Skulle vi koordinert mer med andre team?

Fasilitatortips

• Bruk visuelle verktøy (Mural, Miro, eller fysisk whiteboard)
• Psykologisk trygghet: Alle meninger er velkomne
• Vær forward-looking: "Hva gjør vi neste gang?" viktigere enn å dvele ved feil
• Dokumenter godt – learnings kan brukes i neste planlegging

---

5. Alignment-møte (cross-team)

Formål: Sikre at teams jobber i samme retning Varighet: 45-60 minutter Deltakere: Team leads + OKR champions Frekvens: Start av syklus + mid-cycle (valgfritt)

Agenda

00:00 - 00:10 | Status fra hver team

• Hvert team presenterer sine 2-3 Objectives (1 slide/5 min)

00:10 - 00:30 | Identifiser dependencies

• Hvilke OKR er avhengige av hverandre?
• Eksempel: Team A leverer X som Team B trenger
• Marker disse i Oboard (linked OKR)

00:30 - 00:45 | Identifiser konflikter

• Er noen OKR i strid med hverandre?
• Eksempel: Team A vil øke biltrafikk, Team B vil redusere utslipp
• Diskuter hvordan de kan harmoniseres

00:45 - 01:00 | Action items

• Justeringer til OKR hvis nødvendig
• Kommunikasjonsplan mellom teams
• Næste alignment-sjekk dato

---

Meeting Templates (for MS Teams)

Quick Check-in Template (til Teams chat)

📊 OKR Check-in [Dato]

Objective: [navn]
├─ KR1: [navn] - [X/Y] = [%] 🟢/🟡/🔴
├─ KR2: [navn] - [X/Y] = [%] 🟢/🟡/🔴
└─ KR3: [navn] - [X/Y] = [%] 🟢/🟡/🔴

Blokkere: [liste eller "ingen"]
Neste steg: [liste]

Review Summary Template (til rapport/slides)

Objective: [navn]
Samlet score: [0.0-1.0]

Key Results:
1. [KR1 navn]: Target [X], Actual [Y], Score [Z]
2. [KR2 navn]: Target [X], Actual [Y], Score [Z]
3. [KR3 navn]: Target [X], Actual [Y], Score [Z]

Hva gikk bra:
- [bullet]
- [bullet]

Utfordringer:
- [bullet]
- [bullet]

Lærdommer:
- [bullet]

---

Tips for effektive OKR-møter

1. Forberedelse: Send OKR-status før møtet så folk kan lese
2. Timeboxing: Bruk timer for å holde strukturen
3. Visuelt: Alltid vis OKR på skjerm
4. Deltagelse: Alle har lov til å snakke
5. Action-orientert: Hvert møte skal ende med konkrete neste steg
6. Dokumentasjon: Logg decisions og actions i Oboard/Confluence
7. Hybridvennlig: Sørg for at remote-deltakere ser og høres
8. Celebration: Feir wins, ikke bare fokuser på problemer