ms-ai-architect/skills/ms-ai-advisor/references/copilot-extensibility/declarative-agents-grounding-strategies.md

Grounding Strategies for Declarative Agents

Last updated: 2026-06-19 | Verified: MCP 2026-06-19 Status: GA Category: Copilot Extensibility & Integration

---

Introduksjon

Grounding er kjernen i å gjøre declarative agents nyttige i en bedriftskontekst. Uten grounding er agenten begrenset til generell AI-kunnskap — med grounding kan den svare på spørsmål om din organisasjons data, dine prosjekter, og dine brukeres kontekst.

Grounding-strategien avgjør hvor agenten henter kunnskap fra, hvordan den filtrerer og prioriterer informasjon, og hvordan den balanserer generell kunnskap mot enterprise-data. Microsoft tilbyr et rikt sett med knowledge sources for declarative agents, fra SharePoint-innhold og Teams-meldinger til eksterne systemer via Copilot connectors og web search.

Denne guiden dekker arkitekturmønstre for grounding, beslutningskriterier for valg av knowledge sources, og praktiske hensyn for offentlig sektor i Norge.

---

Kjernekomponenter

Tilgjengelige Knowledge Sources

Knowledge Source	Beskrivelse	Lisenskrav	Scoping (generativ modus)
SharePoint	Filer, mapper, sites i SharePoint Online	Microsoft 365 Copilot-lisens	25 URLer (klassisk: 4)
Documents (opplastede filer)	Filer lastet opp direkte til agenten (lagres i Dataverse)	Microsoft 365 Copilot-lisens eller metered usage	Generativ: Ubegrenset; klassisk: begrenset av Dataverse-kvote
OneDrive	Brukerens OneDrive-innhold	Microsoft 365 Copilot-lisens	Ja (via manifest)
Copilot Connectors	Eksterne systemer (ServiceNow, Salesforce, etc.) via Microsoft Graph	Microsoft 365 Copilot-lisens	Ubegrenset (klassisk: 2)
Teams Messages	Chat-historikk, meeting transcripts, kanal-meldinger	Microsoft 365 Copilot-lisens	Opptil 5 chats
Teams Meetings	Meeting metadata, transkripsjon, meeting chats	Microsoft 365 Copilot-lisens	Opptil 5 meetings
Outlook Email	Brukerens mailbox (full eller delt)	Microsoft 365 Copilot-lisens	Ja (folder-basert)
People	Org chart, profiler, skills, samarbeidshistorikk	Microsoft 365 Copilot-lisens	Nei
Embedded Files	Opplastede filer (lagres i SharePoint Embedded)	Microsoft 365 Copilot-lisens eller metered usage	Nei
Web Search	Bing-indeksert offentlig innhold	Ingen lisenskrav	Alle offentlige sider (klassisk: 4 URLer)
Dataverse	Dynamics 365 / Power Apps-tabeller	Microsoft 365 Copilot-lisens eller metered usage	Ubegrenset (klassisk: 2 sources, 15 tabeller)

Viktig om generativ modus (Verified): Copilot Studio med generativ orchestration støtter IKKE Bing Custom Search eller Azure OpenAI som knowledge sources i generative answers node. Disse må eksplisitt legges til i en generative answers-node i et topic (klassisk data-alternativ).'

Manifest-syntax for Knowledge Sources

SharePoint/OneDrive (JSON manifest):

{
  "capabilities": [
    {
      "name": "OneDriveAndSharePoint",
      "items_by_url": [
        {
          "url": "https://contoso.sharepoint.com/sites/ProjectX"
        }
      ]
    }
  ]
}

Copilot Connectors (JSON manifest):

{
  "capabilities": [
    {
      "name": "GraphConnectors",
      "connections": [
        {
          "connection_id": "ServiceNowIncidents"
        }
      ]
    }
  ]
}

Teams Messages (JSON manifest):

{
  "capabilities": [
    {
      "name": "TeamsMessages",
      "urls": [
        "https://teams.microsoft.com/l/channel/...",
        "https://teams.microsoft.com/l/chat/..."
      ]
    }
  ]
}

Web Search (JSON manifest):

{
  "capabilities": [
    {
      "name": "WebSearch",
      "sites": [
        {"url": "learn.microsoft.com"}
      ]
    }
  ]
}

Email (JSON manifest):

{
  "capabilities": [
    {
      "name": "Email",
      "shared_mailbox": "support@contoso.com",
      "folders": [
        {"folder_id": "inbox"}
      ]
    }
  ]
}

People Knowledge (JSON manifest):

{
  "capabilities": [
    {
      "name": "People",
      "include_related_content": true
    }
  ]
}

---

Arkitekturmønstre

1. Single-Source Grounding (Mono-grounding)

Bruk når: Agenten har ett klart fokusområde (f.eks. HR-policies, prosjekt-dokumentasjon, CRM-data).

Eksempel:

• HR-agent: Kun grounded i SharePoint-site med HR-policyer
• Sales-agent: Kun grounded i Salesforce via Copilot connector
• Prosjekt-agent: Kun grounded i spesifikk Teams-kanal

Fordeler:

• Enkel å vedlikeholde
• Forutsigbare svar
• Rask retrieval (mindre search-scope)

Ulemper:

• Begrenset kontekst — kan ikke svare utenfor knowledge source
• Kan misse relevant info fra andre systemer

---

2. Multi-Source Grounding (Federated grounding)

Bruk når: Agenten trenger bredde — f.eks. en "prosjekt-assistent" som må kunne svare om dokumenter, chat-historikk, og CRM-data.

Eksempel:

• Prosjekt-agent: SharePoint site + Teams kanal + Azure DevOps connector
• Kundesupport-agent: Email folder + ServiceNow connector + FAQ-site

Fordeler:

• Bredere kontekst
• Mer nyttig for komplekse oppgaver
• Kan kryss-referere kilder

Ulemper:

• Tregere retrieval (flere API-kall)
• Risiko for "information overload" (agenten må velge riktig kilde)
• Vanskeligere å debugge

Best practices:

• Prioriter kilder via instructions ("Prefer SharePoint policies over general knowledge")
• Bruk scoping (f.eks. kun spesifikke SharePoint-mapper, ikke hele site)
• Test grundig med ulike spørsmål for å sikre at riktig kilde brukes

---

3. Layered Grounding (Fallback-strategi)

Bruk når: Du vil at agenten skal søke i prioritert rekkefølge — først intern kunnskap, deretter web.

Eksempel:

• Agent søker først i SharePoint → hvis ikke funnet, søk i Web Search
• Agent søker først i Dataverse → hvis ikke funnet, bruk general knowledge

Fordeler:

• Balanserer spesifisitet og bredde
• Reduserer "hallucinations" (prioriterer verifisert enterprise-data)

Ulemper:

• Krever nøye instructions for å styre fallback-logikk
• Kan gi tregt svar hvis første kilde er tom (må vente på timeout)

Implementering:

• Bruk "Only use specified sources" i Agent Builder for å blokkere general knowledge
• Kombiner med Web Search for fallback til public web
• Eller: Bruk instructions som "If you cannot find the answer in SharePoint, clearly state 'Not found in internal docs' and do not guess."

---

4. Permission-Aware Grounding (User-scoped retrieval)

Bruk når: Agenten deler på tvers av organisasjonen, og ulike brukere skal kun se sine egne data.

Eksempel:

• SharePoint: Respekterer native permissions — bruker ser kun filer hen har tilgang til
• Email: Hver bruker ser kun sin egen mailbox (ikke delt mellom brukere)
• Teams: Respekterer channel/chat membership

Fordeler:

• Ingen risiko for data leakage
• Naturlig compliance med tilgangskontroll

Ulemper:

• Embedded files støtter ikke Information Barriers (IB) — alle med agenten kan se innhold
• Shared mailboxes krever eksplisitt SMTP-adresse i manifest

Best practices:

• Unngå embedded files hvis du har sensitive data og deler agenten bredt
• Bruk SharePoint/OneDrive for permission-aware grounding
• Test med ulike brukerroller for å verifisere tilgangskontroll

---

Beslutningsveiledning

Valg av Knowledge Source: Beslutningstabell

Scenario	Anbefalt Knowledge Source	Begrunnelse
Statiske policies/docs (PDF, Word)	SharePoint (site/folder)	Strukturert, permission-aware, god search
Sanntidsdiskusjoner om prosjekt	Teams Messages (kanal/chat)	Fanger uformell kunnskap, kontekst fra meetings
Eksterne system (ServiceNow, Salesforce)	Copilot Connector	Direkte integrasjon med line-of-business data
Brukerens personlige arbeid	OneDrive + Email	User-scoped, ingen deling av data
Offentlig informasjon (nyheter, docs)	Web Search	Alltid oppdatert, ingen lisenskrav
CRM/Dynamics 365 data	Dataverse	Native integrasjon, supports custom tables
Opplastede filer (quick test)	Embedded Files	Rask prototyping, men ikke IB-støtte
Org chart og people lookup	People	Kontekst om kollegaer, skills, samarbeid

Vanlige Feil (Anti-patterns)

Feil	Konsekvens	Riktig tilnærming
Legge til hele SharePoint-tenant som kilde	Treg retrieval, irrelevant noise	Scope til spesifikke sites/folders
Bruke Embedded Files for sensitive docs	Brukere uten IB ser alt	Bruk SharePoint med native permissions
Ikke scope Teams-kunnskap	Agent søker i all chat-historikk (treghet)	Velg spesifikke 5 kanaler/chats
Bruke general knowledge for compliance-svar	Hallucinations, feil policy-tolkning	Sett "Only use specified sources"
Ikke teste med brukere uten Copilot-lisens	Agent feiler silent for dem	Valider lisenskrav i testing

Røde Flagg (Når skal du ikke bruke grounding?)

• Når agenten skal gjøre noe, ikke svare på noe → Bruk actions/API plugins, ikke knowledge sources
• Når du vil cache statisk data → Overvei embedded files (eller hardkode i instructions hvis < 1000 tegn)
• Når kilde-data oppdateres oftest enn daglig → Web Search eller Dataverse (ikke SharePoint med treg re-indexing)

---

Integrasjon med Microsoft-stakken

SharePoint + Semantic Index (Anbefalt for GA-produksjon)

Hvis tenant har Microsoft 365 Copilot-lisens, aktiver Turn on Work IQ (semantic search; tidligere kalt «Tenant graph grounding») for:

• Støtte for SharePoint/connector-filer opptil 200 MB i generell bruk (PDF/PPTX/DOCX-filer støttes opptil 512 MB)
• Bedre retrieval-kvalitet (bruker Microsoft Search semantic index)
• Raskere søk i store SharePoint-sites
• Krever at agent bruker Authenticate with Microsoft (ikke andre auth-metoder)
• Aktivert som standard når makeren har en Microsoft 365 Copilot-lisens i samme tenant (Verified 2026-06)

Trade-off: Noe høyere latency for enkelte queries. Kan slås av per agent hvis kvaliteten er lavere enn forventet.

Innholdsstyring (Official sources): Kunnskapskilder kan merkes som "official source" — agenten indikerer dette i svar. Merk: Per april 2026 er official sources-funksjonen ikke kompatibel med generativ orchestration (krever klassisk modus). (Verified 2026-04)

Allow ungrounded responses (Verified 2026-04): Ny innstilling i Generative AI-settings. Når den er AV (default), blokkeres svar der agenten ikke brukte noen knowledge source eller tool i det gjeldende svaret. Gir strammere grounding, men kan blokkere follow-up-svar basert på samtalehistorikk.

Copilot Connectors vs Power Platform Connectors

Egenskaper	Copilot Connectors	Power Platform Connectors
Indexering	Ja (til Microsoft Graph)	Nei (real-time API calls)
Permissions	Source-level permissions respektert	Maker/service account permissions
Grounding-støtte	Ja (native i declarative agents)	Ja (via custom API plugin)
Setup	Tenant admin må konfigurere	Maker kan sette opp selv

Regel: Bruk Copilot Connectors for grounding, Power Platform Connectors for actions.

Dataverse Grounding

Kun støttet via Agents Toolkit (ikke Agent Builder i Microsoft 365 Copilot ennå per 2026-02).

Krav:

• Opprett DVTableSearch skill i Dataverse
• Spesifiser host_name, skill, og tables i manifest
• Krever Microsoft 365 Copilot-lisens eller metered usage

---

Offentlig sektor (Norge)

GDPR og Datasuverenitet

Knowledge Source	Data Residency	GDPR-status	Schrems II-vurdering
SharePoint (EU tenant)	EU (Ireland/Netherlands)	✅ GDPR-compliant	✅ OK for offentlig sektor
OneDrive (EU tenant)	EU (Ireland/Netherlands)	✅ GDPR-compliant	✅ OK for offentlig sektor
Copilot Connectors	Avhenger av ekstern kilde	⚠️ Må vurderes per connector	⚠️ Sjekk DPA med vendor
Web Search (Bing)	USA (Bing service)	⚠️ DPA gjelder ikke	❌ Ikke for sensitive queries
Dataverse (EU tenant)	EU (Norway/West Europe)	✅ GDPR-compliant	✅ OK for offentlig sektor

Kritisk forskjell: Web Search-queries sendes til Bing og er ikke dekket av Microsoft DPA for enterprise. For sensitive queries, ikke bruk Web Search. (Verified 2026-04: Bruk informasjon fra nettet bruker «Grounding with Bing Search»)

AI Act Compliance

Risikoklassifisering: Declarative agents er typisk begrenset risiko (Article 52: transparency obligations).

Grounding-relaterte krav:

• Dokumenter hvilke knowledge sources brukes → Anbefaling: Hold ADR per agent
• Brukere må informeres om at de snakker med AI → Microsoft håndterer dette i Copilot UX
• Source citations må være synlige → Copilot viser automatisk kildereferanser

Forvaltningsloven (§ 11b: Automatiserte avgjørelser)

Hvis agenten brukes til enkeltvedtak, må du:

• Dokumentere grounding-kilder (auditability)
• Sikre at mennesker kan overstyre agent-svar
• Teste for bias i retrieval (f.eks. hvis SharePoint-innhold har skjevheter)

Best practice: Bruk agenter for rådgivning, ikke automatiserte vedtak, i offentlig sektor.

---

Kostnad og lisensiering

Lisenskrav (Oppsummering)

Feature	Microsoft 365 Copilot-lisens	Metered Usage	Ingen lisenskrav
SharePoint/OneDrive	✅ Påkrevd	❌	❌
Copilot Connectors	✅ Påkrevd	❌	❌
Teams Messages/Meetings	✅ Påkrevd	❌	❌
Email	✅ Påkrevd	❌	❌
People	✅ Påkrevd	❌	❌
Embedded Files	✅ Påkrevd	✅ Alternativ	❌
Dataverse	✅ Påkrevd	✅ Alternativ	❌
Web Search	❌	❌	✅ Ingen kostnader

Kostnadsoptimalisering

1. Start med Web Search + Embedded Files (ingen lisenskrav) for POC
2. Bruk SharePoint over Embedded Files for produksjon (bedre permissions + search)
3. Scope aggressivt → Færre filer/chats = raskere retrieval = lavere latency
4. Unngå "all Teams chats" → Bruk scoped chats (max 5) for relevans

Work IQ (tidl. Tenant Graph Grounding): Kostnad vs. Ytelse

Work IQ (semantic search) krever minst én Microsoft 365 Copilot-lisens i tenant.

Trade-off:

• Kostnad: Microsoft 365 Copilot-lisens (ca. $30/user/month i USA, pris varierer)
• Gevinst: Bedre retrieval-kvalitet, støtte for større filer, semantic search

For offentlig sektor: Vurder pilot med 10-20 brukere (lisenskostnad ca. $300-600/mnd) før full rollout.

---

For arkitekten (Cosmo)

Spørsmål å stille kunden

1. Datakilder:

   • "Hvilke systemer inneholder kunnskapen agenten trenger?"
   • "Er dataene strukturerte (SharePoint, Dataverse) eller ustrukturerte (Teams, Email)?"
   • "Ligger dataene i Microsoft 365, eller eksterne systemer?"

2. Tilgangskontroll:

   • "Skal alle brukere se samme data, eller user-scoped retrieval?"
   • "Har dere Information Barriers (IB) aktivert i tenant?"
   • "Er det sensitive data som ikke må deles på tvers?"

3. Lisenser:

   • "Har brukerne Microsoft 365 Copilot-lisens?"
   • "Hvis ikke, kan dere bruke metered usage for testing?"
   • "Skal agenten fungere for brukere uten lisens?" (→ Bruk kun Web Search + Code Interpreter)

4. Datakvalitet:

   • "Er SharePoint-innhold oppdatert og nøyaktig?"
   • "Hvor ofte oppdateres kildene?" (→ Påvirker re-indexing delay)
   • "Har dere mange duplikater eller utdaterte docs?" (→ Vurder cleanup før grounding)

5. Compliance:

   • "Skal agenten brukes i GDPR-regulert kontekst?"
   • "Kan dere bruke Bing Web Search, eller må alt være on-premises/EU?"
   • "Kreves audit-logging av alle spørringer?" (→ Microsoft 365 audit log dekker dette)

Fallgruver å unngå

Fallgruve	Hvorfor det feiler	Mitigering
Grounding i hele SharePoint tenant	Treg retrieval, irrelevante svar	Scope til site/folder-nivå
Bruke Embedded Files for produksjon	Ingen Information Barriers	Bruk SharePoint med native permissions
Ikke teste med brukere uten lisens	Agent feiler silent (ingen feilmelding til bruker)	Test med demo-bruker uten Copilot-lisens
Forvente sanntids-oppdateringer fra SharePoint	Re-indexing tar minutter til timer	Bruk Dataverse eller Web Search for real-time
Bruke all Teams chats som kilde	Treghet + irrelevant noise	Scope til max 5 spesifikke chats

Anbefalinger per modenhetsnivå

Prototype/POC:

• Bruk Embedded Files + Web Search (ingen lisenskrav)
• Test med Agent Builder (low-code, rask iterasjon)
• Ikke bekymre deg for permissions ennå

Pilot (10-50 brukere):

• Migrer til SharePoint (permission-aware)
• Legg til Teams Messages (scope til 1-2 kanaler)
• Kjøp Microsoft 365 Copilot-lisenser for pilot-gruppe
• Aktiver Work IQ (semantic search) hvis tenant har lisens

Produksjon (> 100 brukere):

• Bruk Copilot Connectors for eksterne systemer
• Implementer layered grounding (SharePoint → Web fallback)
• Sett opp audit-logging (Microsoft Purview)
• Dokumenter grounding-strategi i ADR

Enterprise (> 1000 brukere):

• Vurder Dataverse for strukturert data (CRM, Power Apps)
• Implementer permission-aware grounding med Information Barriers
• Bruk Copilot Studio (ikke Agent Builder) for avansert orchestration
• Sett opp cost monitoring (per-agent usage tracking)

---

Kilder og verifisering

Microsoft Learn (Verified — MCP research 2026-04)

• Add knowledge sources to your declarative agent — Oversikt over alle knowledge sources
• Add knowledge sources in Agent Builder — UI-guide for Agent Builder
• Best practices for building declarative agents — Grounding-strategi-veiledning
• Declarative agent manifest v1.6 — JSON-syntax for knowledge sources
• Microsoft 365 Copilot connectors overview — Graph connectors for external data
• Copilot Studio: Add Copilot connectors as knowledge — Copilot Studio-spesifikk guide
• Copilot Studio: Knowledge sources summary — Inkludert Work IQ (tidl. Tenant graph grounding), Allow ungrounded responses, Web Search (Verified 2026-06)
• Data, privacy, and security for web search — Bing integration, GDPR, DPA
• Quotas and limits for Copilot Studio — File size, connector limits

Konfidensnivå per seksjon

Seksjon	Konfidens	Kilde
Kjernekomponenter (tabell knowledge sources)	Verified	MCP: knowledge-sources, agent-builder-add-knowledge
Manifest-syntax (JSON examples)	Verified	MCP: declarative-agent-manifest-1.6, code samples
Arkitekturmønstre (mono-/multi-/layered)	Baseline	Utledet fra best practices docs + modellkunnskap
Permission-Aware Grounding	Verified	MCP: best practices, embedded files IB limitation
Beslutningstabell (valg av source)	Baseline	Syntetisert fra best practices + modellkunnskap
Offentlig sektor (GDPR, AI Act)	Baseline	Modellkunnskap (2025-01 cutoff) + MCP (data-privacy-security-web-search)
Kostnad og lisensiering	Verified	MCP: knowledge-sources (license requirements table)
Work IQ (tidl. Tenant Graph Grounding)	Verified	MCP: knowledge-copilot-studio#turn-on-work-iq

Sist verifisert: 2026-06-19 MCP-kall: 7 (3 search, 3 fetch, 1 code sample search) Unike kilder: 9 Microsoft Learn-dokumenter