okr/skills/okr-offentlig-sektor/references/meeting-guides.md

# OKR Møte-guider

## 1. OKR Planleggingsworkshop

**Formål**: Lage OKR for ny 4-måneders syklus
**Varighet**: 2-3 timer
**Deltakere**: Team + manager/lead
**Format**: Hybrid (Teams + fysisk)

### Agenda

**00:00 - 00:10 | Velkommen og kontekst**
- Gjennomgå overordnede strategimål for organisasjonen
- Forklar 4-måneders syklus (start/slutt dato)
- Review av forrige syklus' resultater (kort!)

**00:10 - 00:40 | Brainstorm Objectives**
- Individuelt: Hver person foreslår 1-3 områder for forbedring
- Gruppe: Samle forslag på whiteboard/Mural
- Diskuter: Hvilke er viktigst? Hvilke støtter overordnet strategi?
- Beslutt: Velg 2-3 Objectives

**00:40 - 01:20 | Draft Key Results**
- For hver Objective: Brainstorm mulige Key Results
- Spør: "Hvordan måler vi suksess?" og "Hva er ambisiøst men realistisk?"
- Sett baseline og target for hver KR
- Sørg for 2-5 KR per Objective

**01:20 - 01:40 | Alignment-sjekk**
- Vis hver OKR: Hvordan støtter den organisasjonens mål?
- Krysssjekk med andre teams (hvis mulig): Noen avhengigheter/konflikter?
- Juster ved behov

**01:40 - 02:00 | Finalisering**
- Assign eiere for hvert KR
- Kvalitetssjekk: Er OKR tydelige, målbare, ambisiøse?
- Enighet om neste steg: Når legges OKR i Oboard? Når kommuniseres de?

### Fasilitatortips
- Bruk timer for å holde tempoet
- Ha gjerne OKR-eksempler tilgjengelig for inspirasjon
- Oppmuntre til ambisjon: "Hva hvis vi lykkes utover det vanlige?"
- Ikke la perfekt være fiendens gode: Draft ferdig, juster underveis

---

## 2. Ukentlig OKR Check-in (team)

**Formål**: Oppdatere status, identifisere blokkere
**Varighet**: 15 minutter
**Deltakere**: Team
**Format**: Teams eller fysisk

Kadensen følger den **kanoniske kadens-tabellen i `okr-framework.md`**: team-check-in holdes ukentlig av teamet selv. Den månedlige rytmen er en egen OKR-statusgjennomgang med et annet publikum (ledergruppen) — samme tabell, egen rad.

### Agenda

**00:00 - 00:02 | Oppsett**
- Vis OKR på skjerm (fra Oboard eller slide)
- Kort reminder om scoring (0.0 - 1.0)

**00:02 - 00:11 | Status per KR**
For hvert Key Result:
- **Oppdater nåværende verdi**: "Vi er nå på X av Y"
- **Beregn status**: Progress score (f.eks. 0.5 = 50%)
- **Sett confidence**: On Track 🟢 / At Risk 🟡 / Off Track 🔴 per den **kanoniske confidence-tabellen i `okr-framework.md`** (sannsynlighet for å nå target) — innfør ingen egne terskler her
- **Diskuter**: Hvis gul/rød, hva er blokkeren? Trenger vi hjelp?

**00:11 - 00:13 | Action items**
- List opp konkrete tiltak for blokkerte KR
- Assign ansvar og deadlines
- Dokumenter i Oboard eller møtereferat

**00:13 - 00:15 | Wrap-up**
- Neste check-in dato
- Takk for oppdateringer

### Fasilitatortips
- Hold det kort og fokusert (ikke gå i detaljer om utførelse)
- Feir fremgang: Hvis noe går bra, gi skryt
- Vær løsningsorientert: Ikke skyld, men "hva kan vi gjøre?"

---

## 3. Syklusreview-møte (End-of-Cycle)

**Formål**: Vurdere OKR-resultater, score, feire suksesser
**Varighet**: 1-1.5 timer
**Deltakere**: Team + stakeholders/ledelse (valgfritt)
**Format**: Hybrid

### Agenda

**00:00 - 00:10 | Introduksjon**
- Velkommen og formål
- Oversikt over syklusens OKR (slides/Oboard)

**00:10 - 00:50 | Review av hver OKR**
For hvert Objective:
- **Vis finale scores** for alle KR
- **Beregn samlet Objective score** (gjennomsnitt eller vektet)
- **Diskusjon** (5-10 min per Objective):
  - Hva gikk bra? Hvorfor?
  - Hva gikk ikke som forventet? Hvorfor?
  - Hva lærte vi?
  - Noen overraskelser?
- **Feiring**: Hvis KR eller Objective exceeded target, gi applaus!

**00:50 - 01:05 | Samlet refleksjon**
- Hvilke OKR var mest verdifulle?
- Var noen OKR feilsatt (for lett/for vanskelig/irrelevant)?
- Alignment: Bidro OKR til overordnet strategi?

**01:05 - 01:20 | Neste syklus preview**
- Hvilke områder bør vi fokusere på neste?
- Noen learnings å ta med videre?
- Timeline for neste planlegging

**01:20 - 01:30 | Dokumentasjon og avslutning**
- Sørg for at scores er logget i Oboard
- Skriv kort oppsummering for ledelse (hvis nødvendig)

### Fasilitatortips
- Bruk slides for visuell fremstilling
- Vær balansert: Feir suksesser, men lær også av feil
- Ingen blame-game: Fokus på læring
- Hold tidsplan

---

## 4. OKR Retrospektiv

**Formål**: Dypdykk i prosess og kvalitet (ikke bare resultater)
**Varighet**: 45-60 minutter
**Deltakere**: Team
**Format**: Workshopformat, hybrid OK

### Agenda (basert på 5-stegs retro)

**00:00 - 00:05 | Warm-up**
- Hver person deler én suksess fra syklusen (1 setning)

**00:05 - 00:20 | Brainstorm**
Samle input på følgende kategorier (sticky notes/Mural):
- **Hva gikk bra?** (fortsett å gjøre)
- **Hva gikk dårlig?** (slutt å gjøre)
- **Overraskelser?** (uventede ting)
- **Ideer for neste gang?** (nye tiltak)

**00:20 - 00:30 | Gruppering**
- Cluster lignende temaer
- Stem på de 3 viktigste temaene å diskutere

**00:30 - 00:50 | Diskusjon av topp-temaer**
For hvert tema:
- Hva var root cause?
- Hva kan vi gjøre annerledes?
- Lærdom?

**00:50 - 01:00 | Action items**
- List konkrete tiltak for neste syklus
- Assign eier og deadline
- Dokumenter i Oboard eller Confluence

### Eksempler på retrospektiv-spørsmål

**Om OKR-kvalitet**:
- Var våre Objectives tydelige nok?
- Var Key Results riktig ambisjonsnivå?
- Manglet vi noen kritiske KR?

**Om prosess**:
- Gjorde vi check-ins hyppig nok?
- Hadde vi riktige data tilgjengelig for tracking?
- Fikk vi nok støtte fra ledelse/andre team?

**Om alignment**:
- Bidro våre OKR til overordnet strategi?
- Skulle vi koordinert mer med andre team?

### Fasilitatortips
- Bruk visuelle verktøy (Mural, Miro, eller fysisk whiteboard)
- Psykologisk trygghet: Alle meninger er velkomne
- Vær forward-looking: "Hva gjør vi neste gang?" viktigere enn å dvele ved feil
- Dokumenter godt – learnings kan brukes i neste planlegging

---

## 5. Alignment-møte (cross-team)

**Formål**: Sikre at teams jobber i samme retning
**Varighet**: 45-60 minutter
**Deltakere**: Team leads + OKR champions
**Frekvens**: Start av syklus + mid-cycle (valgfritt)

### Agenda

**00:00 - 00:10 | Status fra hver team**
- Hvert team presenterer sine 2-3 Objectives (1 slide/5 min)

**00:10 - 00:30 | Identifiser dependencies**
- Hvilke OKR er avhengige av hverandre?
- Eksempel: Team A leverer X som Team B trenger
- Marker disse i Oboard (linked OKR)

**00:30 - 00:45 | Identifiser konflikter**
- Er noen OKR i strid med hverandre?
- Eksempel: Team A vil øke biltrafikk, Team B vil redusere utslipp
- Diskuter hvordan de kan harmoniseres

**00:45 - 01:00 | Action items**
- Justeringer til OKR hvis nødvendig
- Kommunikasjonsplan mellom teams
- Neste alignment-sjekk dato

---

## Meeting Templates (for MS Teams)

### Quick Check-in Template (til Teams chat)

```
📊 OKR Check-in [Dato]

Objective: [navn]
├─ KR1: [navn] - [X/Y] = [%] 🟢/🟡/🔴
├─ KR2: [navn] - [X/Y] = [%] 🟢/🟡/🔴
└─ KR3: [navn] - [X/Y] = [%] 🟢/🟡/🔴

Blokkere: [liste eller "ingen"]
Neste steg: [liste]
```

### Review Summary Template (til rapport/slides)

```
Objective: [navn]
Committed: [X] av [Y] KR nådd
Aspirational: [0.0-1.0] (snitt over [N] KR)

Key Results:
1. [KR1 navn] (committed): Target [X], Actual [Y], Score [Z], Avvik [ja/nei]
2. [KR2 navn] (committed): Target [X], Actual [Y], Score [Z], Avvik [ja/nei]
3. [KR3 navn] (aspirational): Target [X], Actual [Y], Score [Z]

Hva gikk bra:
- [bullet]
- [bullet]

Utfordringer:
- [bullet]
- [bullet]

Lærdommer:
- [bullet]
```

---

## Tips for effektive OKR-møter

1. **Forberedelse**: Send OKR-status før møtet så folk kan lese
2. **Timeboxing**: Bruk timer for å holde strukturen
3. **Visuelt**: Alltid vis OKR på skjerm
4. **Deltagelse**: Alle har lov til å snakke
5. **Action-orientert**: Hvert møte skal ende med konkrete neste steg
6. **Dokumentasjon**: Logg decisions og actions i Oboard/Confluence
7. **Hybridvennlig**: Sørg for at remote-deltakere ser og høres
8. **Celebration**: Feir wins, ikke bare fokuser på problemer

---

## Ressurser

### Interne referanser
- `okr-arshjul.md` - Når i tertialet de ulike møtene hører hjemme
- `okr-calculator.md` - Confidence- og score-vurderingene i check-in
- `cfr-framework.md` - Samtale- og feedback-teknikker for 1:1-er
- `okr-framework.md` - Metodikken møtene opererer innenfor

*Sist oppdatert: Juli 2026*